5.2. შესავალი მონაცემების ბაზების მართვის სისტემაში Access

 

მონაცემთა ბაზები განსაკუთრებული სახის ორგანიზებული ფაილებისა და ჩანაწერების ნაკრებია. თანამედროვე მონაცემთა ბაზები დაფუძნებულია მონაცემთა ბაზების მართვის რელაციურ მოდელზე. მონაცემთა ბაზის მართვის  სისტემა (მბმს) საშუალებას გვაძლევს სრულად გავაკონტროლოთ მონაცემთა განსაზღვრის, მათი გადამუშავებისა და ერთობლივი გამოყენების პროცესი. იგი გვიადვილებს დიდი მოცულობის ინფორმაციის შეკრებასა და გადამუშავებას. მბმს-ის საშუალებების მრავალსახეობა სამ ძირითად ფუნქციად შეიძლება დაიყოს: მონაცემების განსაზღვრა, მონაცემების დამუშავება და მონაცემების მართვა.

MS Access  ფუნქციურად რელაციური ბაზის მართვის სისტემაა. მასში გათვალისწინებულია ყველა ის შესაძლებლობა და ინსტრუმენტი, რომელიც აუცილებელია დიდი მოცულობის ინფორმაციის მართვისთვის. Access-ში შესაძლებელია:

1.        ნებისმიერი ინფორმაციის შეტანა; მისი კონტროლი; ტექსტურ, ციფრულ, ლოგიკურ, თარიღისა და დროის, ფულადი მნიშვნელობების მონაცემებთან, გრაფიკულ გამოსახულებასთან, ბგერებთან, ელექტრონულ ცხრილებთან მუშაობა;

2.        მონაცემთა ბაზის თავსებადობისა და მთლიანობის დაცვა;

3.        მონაცემების დინამიკური გაცვლა Access-ისა და Windows-ის სხვადასხვა გამოყენებით პროგრამებს შორის;  

4.        გამოყენებით პროგრამებს შორის მონაცემების სხვადასხვა ფორმატების იმპორტ-ექსპორტი;

Access არის მონაცემთა ბაზების მართვის სისტემა. მონაცემთა ბაზების მართვის სისტემაში იგულისხმება პროგრამათა კომპლექსი, რომელიც საშუალებას იძლევა შევინახოთ მონაცემთა დიდი მასივები განსაზღვრული ფორმით, დავამუშავოთ და მივაწოდოთ ისინი მომხმარებელს მოხერხებული სახით. ამასთან Access საშუალებას იძლევა მოვახდინოთ ხშირად შესასრულებელი სამუშაოების ავტომატიზაცია (მაგ., ხელფასის გაანგარიშება, მასალების აღრიცხვა და ა.შ.)

      Access-ში გათვალისწინებულია მრავალი დამატებითი სერვისი. პროგრამა ოსტატი", აკეთებს რა თქვენ მაგივრად შავ სამუშაოს, გეხმარებათ   ცხრილების, ფორმების, ანგარიშგებების შექმნაში. მაკროსები საშუალებას იძლევა პროგრამული კოდის დაწერის გარეშე განხორციელდეს მრავალი პროცესების ავტომატიზაცია. MSOffice-ში ჩაშენებული დაპროგრამების ენა VBA (Visual Basic for Applications) საშუალებას აძლევს გამოცდილ პროგრამისტს დააპროგრამოს მონაცემთა დამუშავების რთული პროცედურები.   

            ინტერნეტში მუშაობის გასაადვილებლად და Web-გვერდის დანართის შესაქმნელად MS Access-ში დამატებულია მრავალი ახალი საშუალება. მომხმარებელს  შეუძლია უშუალოდ მიუერთდეს Web-კვანძებს Office-ის პროგრამებიდან (მათ შორის Access-იდანაც).

            Access-ის მონაცემთა ბაზაში ძირითად ობიექტებს წარმოადგენენ: ცხრილები, შეკითხვები (მოთხოვნები), ფორმები, ანგარიშგებები, მაკროსები, მოდულები.

ცხრილები გამოიყენება მონაცემების განსაზღვრისა და   შენახვისთვის, აგრეთვე სხვა ოპერაციებისთვის. ცხრილი რელაციურ დამოკიდებულებას წარმოადგენს და შედგება სვეტებისა და სტრიქონებისაგან. ცხრილისთვის განსაზღვრულია ველი-გასაღები ან ველები-გასაღები და ერთი ან რამდენიმე ინდექსირებული ველი (მეორადი გასაღები), რომლებიც მონაცემების მოძიებას აჩქარებენ.

შეკითხვები ემსახურება ნებისმიერ ბაზაში არსებული ცხრილებიდან ნაკრების შექმნას და მის დამუშავებას. შეკითხვის შექმნისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ მარტივი ენა QBE (Query By Example) შეკითხვის სტრუქტურირების ენა. მოთხოვნით შეგიძლიათ განაახლოთ, წაშალოთ, დაამატოთ,  ამოარჩიოთ ჩანაწერები ცხრილებიდან, რამდენიმე არსებული ცხრილიდან შექმნათ ახალი ცხრილი.

ფორმები გამოიყენება მონაცემების შესატანად და ეკრანზე გამოსატანად. ფორმების საშუალებით შეიძლება  ამოცანის მსვლელობის მართვა, მაკროსის ამუშავება ან  VBA მოდულის გამოძახება.

ანგარიშგება გამიზნულია მონაცემების ფორმატირებულად გამოსატანად, შედეგების გამოსათვლელად და გამოსაბეჭდად.

მაკროსი მოქმედებების სტრუქტურირებული აღწერაა, რომელსაც ასრულებს გარკვეული მოქმედება. მაკროსი გამოიყენება ცხრილების გახსნისთვის, შეკითხვების შესრულებისთვის ან ანგარიშის გამობეჭდვისთვის. მაკროსით შესაძლებელია სხვა მაკროსის  ან VBA მოდულის გამოძახება.

 მოდული წარმოადგენს VBA ენაზე დაწერილ პროგრამას. მოდულები შეიძლება იყოს დამოუკიდებელი ობიექტები, რომლებიც რომელიმე ფუნქციის გამოთვლას ემსახურება და გამოიძახება ამოცანის ამოხსნის პროცესში ნებისმიერ დროს, ან "მიბმულნი არიან ფორმებზე და ანგარიშგებებზე რეაქციისთვის ამოცანის შესრულების პროცესში წარმოქმნილ მოქმედებაზე.

ცხრილებში ინახება მონაცემები, რომლებიც შეგიძლიათ ამოარჩიოთ და დაამუშაოთ შეკითხვებით. ფორმების გამოყენებით ეკრანზე გამოგაქვთ მონაცემები ან შეგაქვთ მათში ცვლილებები. ანგარიშგებები და ფორმები ცხრილების მონაცემებით სარგებლობენ, თუმცა მათ შეუძლიათ ისარგებლონ შეკითხვების შედეგებითაც. გამოთვლებისთვის და მონაცემების ფორმატირებისთვის შეკითხვებში შეიძლება გამოყენებულ იქნენ  Access-ში არსებული ფუნქციები და პროგრამისტის მიერ შემუშავებული მოდულები.